破解校務難題！東華大學導入生成式AI，打造高效率智慧校園

2024/07/05

「東華大學跟台灣人工智慧實驗室合作的 AI 校務助理，是智慧校園願景的第一步。」(徐輝明 | 東華大學校長)

背景

客戶名稱: 國立東華大學 | 產業別: 教育

問題與挑戰

國立東華大學在追求卓越教學品質的過程中，如同許多國內外大專院校，面臨著資訊平台分散、跨文化溝通障礙、行政程序繁複以及人員異動知識缺口等多重挑戰。

首先，校內資訊平台過於分散，缺乏統一的窗口，造成學生難以快速獲取所需資訊，導致不同群體間產生明顯的資訊取得落差。

其次，在國際化服務方面，由於行政人員跨文化溝通能力與多語言能力的限制，外籍學生無法獲得與本地生同等質量的校務服務，加劇了校園體驗的不平等。

第三，學校的行政程序繁複，又有著多樣的校務事務，迫使行政人員將大量時間耗費在處理重複性工作上，不僅降低了服務的精準度與回應速度，也壓縮了創新服務的發展空間。

最後，頻繁的人員異動加上不完善的交接機制，導致關鍵職務知識與經驗無法有效傳承，形成組織記憶的斷層，削弱了校務運作的穩定性與連續性。這些系統性挑戰亟需創新解決方案，以全面提升學校的運營效能與服務品質。

解決方案

• 導入產品: FedGPT: AutoKB

FedGPT 半年讀 1,000 萬字，打造東華萬事通 AI

東華大學跟雅婷智慧攜手，導入 FedGPT GenAI 解決方案，並為全校師生量身打造成專屬東華大學的 NDHU-GPT，協助校方提升校務運作效率，並為學生打造更順暢的學習與服務體驗。

NDHU-GPT 這套系統最大的突破，在於徹底擺脫了傳統 Rule-based 問答機器人所需仰賴大量人工建立規則庫的限制。過去這類系統建置與維護成本高昂、維護困難，回應的內容也僅限於預設範本，無法有效應對多變、複雜的問題。

而 NDHU-GPT 搭載的 AutoKB 功能，則以大型語言模型 (LLM) 結合檢索增強生成 (RAG) 架構為核心，能自動處理龐雜的原始資料。學校僅需上傳現有的校務文件、規章辦法及 FAQ 等資料，系統便能自動建立索引與向量資料庫，並支援自然語言互動，讓使用者無須熟悉特定指令，就能快速獲取正確資訊。

為確保 NDHU-GPT 能確實解決校方面臨的問題，雅婷智慧的開發團隊首先透過需求訪談深入了解校方實際痛點。接著安排 POC 階段，讓學校提供大量常見問答作為測試資料，同時蒐集超過 5000 份來自各處室及知識來源的相關文件，藉以訓練並驗證驗證 FedGPT 的回應準確性與適用性。

導入後，積極安排校方進行教育訓練，協助學校行政與教務人員了解如何操作系統、與 AI 有效互動，並持續與校方保持密切溝通，針對使用過程中遇到的問題進行資料審核與更新，確保內容即時且正確。同時雅婷智慧的團隊也收集第一線的實際回饋，進一步測試並優化 LLM 模型表現，讓 NDHU-GPT 越來越 能更貼近校方需求，成為師生與行政人員日常工作中的得力助手。這段合作不僅展現了 AI 技術在教育場域的實用性，也讓台灣人工智慧實驗室開發團隊更理解如何與學校共同打造穩定且具彈性的智慧解決方案。

成果

東華大學實際導入 NDHU-GPT 的成效顯著，不僅有效減少行政人力的依賴，還大幅提升整體校務運作效率。透過高度自動化的智慧問答功能，系統能即時回應大量重複性問題，協助學校快速處理資訊查詢與行政流程，顯著降低人力與時間成本。舉例來說，一般境外生入學必問的健保申請問題，由於語言差異、申請規定繁瑣，過去平均每個詢問需由行政人員或導師花近 1 小時耐心解釋，而每年有近 1 千位境外生的提問需求。NDHU-GPT 協助後，光是健保流程，每學期即可省下 1000 小時, 相當於 125 個工作天，提升行政效率之餘，減少學生等待時間，進而提升校務服務滿意度。

校務行政人員更因此受惠，能將更多時間投入在策略性任務與學生需求的服務上，整體資源配置也更具效益。

FedGPT 在教育現場的應用成果充分展現其穩定性與實用價值，不僅是推動校園數位轉型與智慧服務升級的理想解方，更是教育單位邁向高效管理與創新服務的最佳夥伴。